Novinky

Proč kupovat drahé věci, když jsou k mání levnější a ve stejné kvalitě? Zvlášť když nejde o dárek k narozeninám, ale o firemní náklady. Jistě, šikovný obchodník slevu usmlouvá téměř vždy, ale ušetřit při výběru dodavatele lze i jinak. V první řadě je nutné důkladně prozkoumat vlastní potřeby.

"Firmy často vidí zdroj úspor jen v jednání s dodavateli o ceně. Ze zkušeností přitom vyplývá, že až 70 procent objemu úspor lze dosáhnout důkladným prověřováním předmětu nákupu a 30 procent výběrem dodavatele. Konkrétně to znamená, že je třeba kupovat jen to, co skutečně potřebujeme, s takovými parametry a funkcemi, jež využijeme, a zároveň posoudit, na jaké náklady si nákupem do budoucna zakládáme. Zdá se to být samozřejmé, ale ne vždy tomu tak je," říká Karel Otýs, nezávislý konzultant a lektor v oblasti firemního nákupu.

Na začátku proveďte průzkum trhu. Různé možnosti lze zjistit předběžnými poptávkami, ale i přímým dotazem. "Nebojte se ptát dodavatelů, mnozí řadu věcí nenabízejí automaticky," radí Otýs. Zároveň připomíná, že pracnost výběrového řízení by měla odpovídat významu nákupu. "Pořizování drahého soustruhu budeme zřejmě věnovat dost času, protože se nám to vyplatí. Kupujeme-li propisku, nemá smysl vést náročné výběrové řízení, na jehož konci bude korunová úspora."

Ujasněte si, co potřebujete

Správné určení toho, co firma potřebuje, se může zdát jako snadný úkol, ale mnohdy tomu tak není - především proto, že lidé mají sklon podléhat myšlenkovým stereotypům. Potřebuje-li například účetní dvakrát týdně jezdit na úřady do okresního města, začneme uvažovat, jaké auto pro firmu pořídíme. Místo rozhodování o značce či velikosti automobilu bychom si však nejprve měli položit otázku, zda potřebu cestování nelze naplnit jinak. Neexistuje možnost spolujízdy s jiným kolegou? Nestaví přímo před finančním úřadem autobus? Možná zjistíme, že automobil je skutečně nejlepším řešením. Pak tedy přichází na řadu výběr vhodného typu podle velikosti, funkcí a spotřeby. "Proces určení potřeb je vhodné si takto rozfázovat, abychom mohli formulovat jasné zadání nákupu," komentuje příklad Otýs. "Pokud už takové zadání máme, nenechme si vnutit takzvaná výhodná řešení, držme se svých potřeb. Výhodné balíčky jsou většinou přínosem jen pro dodavatele, protože si od něj koupíte něco, co jste vlastně původně vůbec nechtěli."

Spolupracujte napříč firmou

"Nákupní útvar v podniku už dávno není jen tím, kdo nakupuje podle zadání, ale naopak aktivně ovlivňuje přípravu nákupu," zdůrazňuje Otýs. Spolupráce nákupčích s dalšími specialisty ve firmě může úsporám při výběru dodavatelů velmi pomoci. Zadání většinou tvoří lidé odpovědní za výrobu, techniku, čímž volbu dodavatele ovlivňují více než samotné oddělení nákupu. Právě tito odborníci by měli přesně stanovit parametry požadovaných produktů podle skutečných potřeb firmy a také posoudit budoucí náklady na provoz. Nákupčí mohou při stanovení požadavku pomoci tím, že znají možnosti dodavatelů. Pokud firma stanoví předmět nákupu pomocí technických údajů a dalších parametrů, a nikoliv jen podle značky či katalogového čísla, bude mít na výběr z nabídek více možných dodavatelů, a tedy i větší prostor pro uzavření výhodného obchodu.

Zapomenout by se nemělo ani na spolupráci s finančním oddělením, které plánuje a sleduje náklady a finanční toky. Firmy podle Otýse často chybují v tom, že specialisty nákupu nezapojují do plánovacího procesu při tvorbě finančních plánů a rozpočtů zakázek. "Přitom přes toto oddělení odchází z firmy mnohdy až 80 procent všech výdajů. Není nic horšího, než když se management firmy rozhoduje na základě nepřesných dat," vysvětluje konzultant. Nákupčí znají trh dodavatelů, vědí, kdo a jaké řešení dokáže poskytnout, mohou zadat předběžné poptávky a dodat tak cenné vstupní informace.

Využijte elektronické aukce

Další možností, jak výhodně nakoupit, jsou elektronické aukce. Jde o internetové výběrové řízení, kterého se zúčastní zaregistrovaní a prověření dodavatelé. Elektronická aukce má zpravidla zkušební kolo, v němž se ověří, zda dodavatelé správně pochopili poptávku a zda vše po technické stránce funguje. Ostré aukční kolo trvá obvykle 15 až 30 minut a v jeho průběhu dodavatelé vidí i aktuální nejlepší nabídku, což je může rychle motivovat ke snížení ceny. Vstup do virtuální aukční síně má samozřejmě i zadavatel, aby mohl celý průběh sledovat. Nejčastěji v e-aukcích soutěží dodavatelé energií, obalových materiálů, kancelářských potřeb, pohonných hmot, poskytovatelé telekomunikačních služeb, výjimkou nejsou ani jednoduché stavební zakázky. "Ideální jsou takové komodity, u nichž je jasná specifikace a kde jde skutečně především o cenu," říká Milena Machová z Asociace poskytovatelů a uživatelů elektronických nástrojů pro výběrová řízení a elektronické aukce. Zatímco zadavatelé veřejných zakázek se musejí řídit příslušnou legislativou, firmy mohou e-aukce využívat bez omezení. "Záleží na tom, jaká pravidla si firma nastaví, kolik na tuto činnost vyčlení lidí. Může si koupit službu na klíč nebo si pronajmout softwarovou aplikaci," říká Machová s tím, že podnikatelé se mohou obrátit s žádostí o radu i na zmíněnou asociaci.

Neplaťte hned po aukci

Provozovatelé e-aukcí slibují například u dodávek energií úspory až 40, či dokonce 60 procent. Avšak i desetiprocentní úspora se může vzhledem k objemu poptávky vyplatit. "Největší výhody e-aukcí jsou transparentnost jejich průběhu, možnost oslovit v podstatě neomezený počet dodavatelů bez zvýšení pracnosti a jednoduché vyhodnocení, které podle zadaných kritérií provede aplikace," popisuje Karel Otýs. Dodává ale, že ušetřený čas by měla firma věnovat důkladné přípravě zadání.

Přínosem může být také zjednodušení administrativy, pokud se firma rozhodne změnit dodavatele u všech svých poboček či odběrných míst. Zároveň tak zvyšuje šanci ušetřit co nejvíce. "Do elektronické aukce jsme šli s požadavkem snížení ceny za energie a sjednocení dodavatele," potvrzuje Jitka Švajdová z Vinařství Volařík v Mikulově. Poskytovatel služby podle ní stanovil možnou dílčí úsporu až na 40 procent. "Na zhodnocení komplexního výsledku je však zatím brzy, protože výpovědi u některých odběrných míst stále ještě běží," doplnila Švajdová.

Poskytovatelů aplikací i služeb v oblasti e-aukcí je na trhu mnoho a jejich výběr je dobré neuspěchat. "Důležitá je jasná formulace způsobu výpočtu odměny za službu nebo za pronájem. Solidní firmy poskytující e-aukce na klíč nežádají odměnu hned po e-aukci, ale až po provedení nákupů, tedy ze skutečných úspor. Poskytovatelé aplikací k pronájmu by vám zase měli umožnit vyzkoušet si e-aukci po určitou dobu zdarma a netlačit vás hned do nákupu," radí Otýs.

Co můžete nakoupIt v elektronických aukcích

• Elektřinu
• Palivo
• Opravy
• Telekomunikace
• Plyn
• Obaly
• Služby
• Režijní materiál

Autor: Lucie Peláková
Zdroj: ihned.cz