Zarądzanie wnioskami o zakup

WENDY

WENDY - STRATEGIE

„WENDY to aplikacja, która ułatwia zarządzanie wnioskami zakupowymi, począwszy od ich wytworzenia po stronie wnioskującego, poprzez komentowanie, zatwierdzanie i kończąc na decyzji o strategii realizacji zakupu. Program jest rozwijany w ramach platformy zakupowej PROEBIZ jako wariant współpracy z systemem JOSEPHINE lub TENDERBOX. WENDY pozwala mieć wszystkie istotne informacje na temat poszczególnych wniosków o zakup oraz całego procesu zatwierdzania w jednym miejscu.“

Dwuetapowe zatwierdzanie zapotrzebowań

Dominującą funkcjonalnością WENDY jest dwuetapowe zatwierdzanie zapotrzebowań, które można ustawić na podstawie drzewa struktury organizacyjnej z możliwością szybkiego dostosowania do różnych rozmiarów instytucji czy firm. Szybkość komentowania zapotrzebowań lub ich zatwierdzania umożliwia wykorzystanie powiadomień mailowych.

Chcę uzyskać więcej informacji o systemie WENDY

Ekran główny systemu WENDY

Czyli przegląd najważniejszych elementów wniosków w przejrzystej kolejności, pozwalający użytkownikom na łatwą nawigację.

Zatwierdzanie pod Twoją pełną kontrolą! W jednym miejscu możesz łatwo przypisywać osoby zatwierdzające, ustawiać poziomy ważności czy komentować poszczególne prośby.

Obszerne zestawienie wszystkich wniosków w jednym miejscu. Szczegółowe omówienie realizacji zapotrzebowania od A do Z, od wnioskodawcy do akceptacji i późniejszej realizacji.

Przegląd wszystkiego, co „piszczy” w systemie. W prostym widoku możesz zobaczyć aktualny status wniosku i kolejne kroki w procesie.

Jak to działa?

Jedno miejsce

WENDY usprawnia procesy składania wniosków, zatwierdzania i komentowania, archiwizując poszczególne komentarze i zatwierdzenia, w tym dokumenty i załączniki, do których poszczególni zatwierdzający zgłaszali uwagi. Ważne informacje o procesie zarządzania postępowaniem są dostępne przez cały czas i w czasie rzeczywistym dla wszystkich upoważnionych pracowników.

Zgoda użitkownika

Usprawniliśmy, uprościliśmy i udoskonaliliśmy proces zatwierdzania i komentowania wniosków zakupowych. Narzędzie może pomieścić ich nieskończoną liczbę, a także wielu użytkowników w różnych rolach. Użytkownicy bardzo szybko odnajdują się w WENDY, a szkolenie trwa bardzo krótko, jest to kwestia kilku godzin.

Kooperacja wsparcie merytoryczne

Użytkownik z uprawnieniami do tworzenia wniosków ma możliwość skorzystania ze wsparcia eksperckiego osoby w roli "kooperatora", zwykle z działu zakupów lub zaopatrzenia, która może być jego mentorem podczas tworzenia wniosku o zapotrzebowanie, jego formułowania, specyfikacji, konfiguracji procesu, komentowania i zatwierdzania. Wkład kooperanta jest archiwizowany jako część historii dokumentacji wniosku.

17 podstawowych funkcji WENDY

„Poszczególne funkcjonalności systemu pasują do siebie i układają się w całość.“

Role: użytkownicy pełnią różne role z konfigurowalnymi uprawnieniami.
Zatwierdzenie: jest dwuetapowe i uwzględnia dostosowaną do potrzeb strukturę organizacji.
Automatyczne zatwierdzanie według ustalonych reguł.
Możliwość dostosowania kategoryzacji, do praktyk stosowanych w organizacji.
Baza danych dostawców zgodnie z potrzebami i praktykami organizacji.
Połączenie z platformami do realizacji elektronicznych zamówień publicznych (JOSEPHINE).
Połączenie z platformą do realizacji zakupów firmowych (TENDERBOX).
Wstawianie załączników do wniosków w zależności od potrzeb.
Zastosowanie własnej struktury formularzy we wnioskach.

Wyszukiwanie pełnotekstowe.
Eksportowanie formularzy i treści wniosków do formatu PDF.
Szczegółowa historia dostępów, zmian, wprowadzanych plików i eksportów.
Dokumentacja decyzji potwierdzającej wybór rozwiązania dla danego wniosku.
Możliwość sprawdzenia, na jakim etapie procesu znajduje się obecnie wniosek.
Przejrzysty, przyjazny dla użytkownika i intuicyjny dashboard.
Bezproblemowa współpraca pracowników przy realizacji wniosku.
Powiadomienia e-mail o statusie wniosku lub wezwania do działania.